Apabila bung melakukan rapat, kemudian membahas hal selama berjam-jam tapi tidak ada keputusan yang diambil berarti itu adalah contoh rapat yang tidak efektif. Hal ini jangan dianggap sepele.
Rapat yang tidak efektif terjadi bukan karena saat iu ide atau gagasan belum muncul loh, bisa jadi karena bung tidak pernah mengevaluasi. Apalagi kalau terjadi berulang kali. Itu artinya, harus ada evaluasi demi kebaikan perusahaan agar dapat berjalan efektif.
Dilansir dari Entrepreneur camp, ada beberapa hal yang membuat rapat itu tidak berjalan efektif, sebaiknya bung yang menjabat sebagai atasan atau orang yang dipercaya menggelarnya rapat memperhatikan hal ini.
Waktu yang Tidak Diperhitungkan Akan Membuat Rapat Tak Berjalan Seperti yang Ditargetkan
Untuk merapatkan sesuatu hal yang penting, terkadang ada saja kendala yang terjadi. Seperti ada salah satu anggota rapat yang telat, sampai ada yang membicarakan hal-hal diluar konteks kerjaan. Membiarakan hal konteks diluar kerjaan dapat memakan waktu sehingga memecah konsentrasi.
Belum lagi ada salah satu anggota yang sibuk sendiri. Memperhitungkan waktu rapat dimulai dengan menghitung berapa banyak orang yang hadir, apabila yang hadir 10 orang akan ada akumulasi 10 jam yang terapkai. Seyogyanya rapat selama satu jam bisa berjalan berjam-berjam. Maka fokus kepada topik yang dibahas.
Tidak Ada Rapat yang Mengalir, Semua Harus Diagendakan Dengan Terpirinci
Rapat itu harus memiliki agenda yang terperinci yang harus disiapkan. Sebelum rapat dimulai, beritahu kepada para anggota rapat untuk poin-poin apa saja yang akan dibahas. Ini akan membantu rapat dapat berjalan efektif tanpa harus ada membahas topik diluar jalur yang tidak begitu penting untuk dirapatkan.
Dengan adanya agenda yang rinci membuat topik rapat dapat berjalan dan menguatkan pembahasan di setiap anggotanya. Bisa saja waktu rapat akan jauh lebih panjang , tetapi hal ini bisa dikondisikan dengan melanjutkan di pertemuan selanjutnya.
Bung Wajib Menegur Para Peserta yang Pasif
Memang harus ada ketegasan dari pemimpin rapat, setiap yang rapat harus wajib berkontribusi atau setidaknya tidak mengganggu jalanya rapat. Tentu saja bung pasti menemukan anggota yang sedang melamun, memikirkan hal lain, ngobrol sampai bermain smartphone.
Bahkan ada saja yang diam, pasif selama rapat itu berlangsung. Tidak ada kadar keefektifan dari rapat dapat berpengaruh ke kinerja suatu perusahaan.
Terbuka Terhadap Ide Baru, Jangan Kaku
Ada perbedaan atau rentan usia antara pemimpin rapat dan anggotanya. Tentu saja gap umur yang terjadi, membuat akan ada ide-ide yang bersebrangan. Berdebat pasti menjadi bumbu dalam rapat dan setiap masalah pasti ada jalan keluarnya.
Untuk itu sebagai pemimpin atau anggota rapat jangan kaku untuk terbuka terhadap ide baru. Bung pun harus membiasakan diri menerima pandangan berbeda dan jangan membatasi kreativitas berpikir seseorang. Karena rapat merupakan jalan membuka pikiran dan mencari ide baru yang berguna bagi jalannya perusahaan.
Kritis Terhadap Hal yang Diperlukan, Tak Perlu Merapatkan yang Tidak Penting Demi Berlangsungnya Perusahaan
Bersikaplah kritis akan sesuatu hal, jangan semua hal harus dirapatkan. Karena rapat itu membhas sesuatu hal yang penting dan memang harus dicari solusinya bersama-sama. Kalau hanya membahas perihal laporan tak perlu rapat, cukup email saja tentu hal tersebut suah usai tanpa perlu dipersentasikan. Untuk itu berpikir kritis akan semua hal perlu, sehingga bung tahu hal apa saja yang mesti dibahas secara rapat atau yang tidak.
