Dalam suatu kesempatan, ada kalanya bung ditunjuk sebagai pemimpin rapat. Entah dari segi apa atasan bung menunjuk bung untuk melakukan itu semua, yang jelas itu membuat bung bertanya ke dalam diri apakah bung bisa menjadi pemimpin rapat? Sebelum bung pesimis dengan apa yang bung lakukan, alangkah baiknya mengamati apa saja bung yang lakukan untuk menjadi pemimpin rapat. Salah satunya adalah berusaha mengatur anggota dengan erat.
Keeratan anggota rapat menjadi salah satu kunci bagaimana rapat berjalan dengan baik. Dibalik tujuan rapat yang ingin menciptakan suasana yang kondusif, efisien dan efektif. Untuk itu, agar kamu dapat menjadi pemimpin rapat yang baik hal yang harus kamu lakukan adalah mengetahui beberapa kesalahan pemimpin rapat.
Bukan Pelit Waktu, Namun Ingat Tujuan Rapatmu
Seperti tujuan awalnya yang efektif, mengharuskan rapat itu tidak memakan banyak waktu. Usut semua masalah dengan tuntas tanpa harus menghabiskan banyak waktu lantaran banyak beberapa hal yang mesti dikerjakan. Ketidaktegasan pemimpin rapat dalam menentukan batasan waktu dapat membuat semua topik yang dibahas akan mengambang. Rapat yang makan waktu selain mengganggu waktu kerja, juga membuat anggota merasa bosan.
Pemimpin Rapat Kerap Lupa Melibatkan Anggota
Salah satu kesalahan yang kerap dilakukan pemimpin rapat karena terlalu asyik berbicara sendiri, sehingga melupakan anggota yang ada di depannya. Rapat itu komunikasi dua arah, bukan satu arah seperti seseorang yang sedang berceramah.
Anggota rapat dan pemimpin sama-sama mencari jalan keluar sekaligus strateginya. Selalu melakukan pendekatan kepada para anggota agar tidak segan memberikan kontribusi dan partisipasi.
Wajib Menghentikan Apabila Perdebatan Menjurus Emosional
Perdebatan dalam rapat adalah hal wajar, yang terkadang memang terjadi secara natural karena perbedaan pendapat yang cukup tajam. Sebagai pemimpin rapat, sangat disarankan untuk menyaring perdebatan dengan membedakan apakah sifatnya masih objektif atau sudah mengarah emosional. Apabila sudah mengarah emosional sudah waji untuk dihentikannya karena dapat merusak ritme kerja ke depannya.
Komunikasi Tidak Berakhir dengan Hasil Diskusi
Dalam sebuah rapat tidak hanya pemimpin saja yang memegang peranan, bung mesti ingat karena membutuhkan anggota lain untuk menuliskan hasil rapat dan menentukan hasil diskusi. Dengan begitu diskusi yang digelar tidak berjalan sia-sia. Konon, masalah lain yang muncul adalah kurangnya komunikasi antar pemimpin dan penanggung jawab rapat.
Jangan Sampai Rapat Berjalan Tidak Sesuai Rencana
Apa yang sudah direncanakan jangan sampai berbeda dengan kenyataan. Karena apa yang dijadwalkan sudah ditetapkan dengan matang jangan sampai melenceng dari jadwal. Makanya beberapa hal yang seharusnya sudah dirapatkan jangan keluar dari agenda, karena pemimpin rapat yang kurang tegas sehingga rapat tidak sesuai rencana.
